La un eveniment corporate, un stand poate avea în același timp o zonă de sampling, o demonstrație de produs sau un mecanism de colectare a lead-urilor. Fiecare activare atrage vizitatori în alt mod și are nevoie de o anumită formă de gestionare.
Problema apare atunci când toate au loc simultan, iar clienții nu mai știu unde să meargă, cui să adreseze întrebările sau cum pot participa. Într-un astfel de context o echipă de hostess evenimente Bucuresti poate avea un rol important în organizarea fluxului și coordonarea interacțiunilor de la stand. Însă, ai nevoie și de un plan în consecință. Așadar, cum poți gestiona corect un stand cu mai multe activări, fără a crea confuzie?
- Stabilești rolul fiecărei persoane înainte de eveniment
Când ai mai multe activări, nu ar trebui să mergi pe principiul “Toată lumea face de toate”. Dacă nu vrei să creezi neînțelegeri sau haos la stand, ar fi bine să delegi încă de la început responsabilitățile fiecăruia. O persoană poate întâmpina vizitatorii și explica activările disponibile, alta poate gestiona mostrele distribuite, iar alta poate direcționa participanții către zona de demonstrații live.
Rolurile se pot schimba pe parcursul zilei, dar e bine ca fiecare membru al echipei să știe ce are de făcut.
- Adaptezi echipa la activările care generează cel mai mult trafic
Nu toate activările de la stand vor avea același număr de participanți. O demonstrație poate atrage un grup de persoane în același timp, iar zona de înscrieri poate deveni aglomerată după fiecare prezentare.
O echipă de hostess Bucuresti trebuie să poată reacționa în consecință – în funcție de publicul vizat, dar și de activitățile derulate. Pentru un concurs poate fi suficientă o explicație scurtă despre mecanism și condiții de participare, în timp ce o demonstrație live poate necesita detalii suplimentare. Mesajul trebuie să fie coerent, tocmai de aceea vei avea nevoie de personal cu experiență.
- Creezi un flux simplu pentru vizitatori
Un stand cu multe activări trebuie să fie ușor de înțeles încă din primele secunde. Dacă vizitatorul vede un concurs, un cod QR și o zonă de sampling, fără să știe de unde să înceapă, există riscul să plece.
Aici intervine rolul hostesselor: pot explica rapid ce se întâmplă și care este următorul pas. Nu este obligatoriu ca fiecare persoană să parcurgă toate etapele. Important este ca traseul să fie clar și ușor de urmărit.
Ce trebuie să știe echipa înainte de deschiderea târgului?
Pentru ca activările să funcționeze împreună și să aducă rezultate, briefingul ar trebui să includă cel puțin:
- Programul și obiectivele evenimentului;
- Rolul fiecărei persoane;
- Informațiile esențiale despre produs/serviciu;
- Traseul recomandat pentru vizitatori;
- Regulile cu privire la sampling/concursuri/înscrieri.
Aici e indicat să colaborezi cu o agentie hostess Bucuresti – pentru că îți poate furniza atât personal calificat, cât și recomandări de organizare.
Concluzie
Un stand cu mai multe activări poate deveni rapid aglomerat și greu de gestionat dacă rolurile, mesajele și fluxul de vizitatori nu sunt bine organizate. O echipă pregătită știe unde trebuie să fie, ce informații să transmită și cum să direcționeze participanții.
Apelează și tu la o agenție specializată și bucură-te de rezultate!